コミュニケーションコストが高い！その問題点や削減策をわかりやすく解説！

ビジネスの舞台裏で潜む、高いコミュニケーションコスト。この問題が抱える深刻な影響や、それを効果的に削減する方法について、個人や組織で実践できる具体的な削減策をわかりやすく解説します。

コミュニケーションコストとは？

コミュニケーションコストとは、情報伝達や意思疎通に要する時間や労力を指します。情報伝達に要する時間や労力が掛かっている場合、コミュニケーションコストが高い状態といえ、このコストが高いと、業務効率が低下したり、意思決定が遅れたりするなどの問題が生じます。
コミュニケーションコストを低減するためには、チーム全体での共通理解を深めるための教育や研修、チャットグループの活用、組織の理念や経営方針の浸透などが重要となります。

コスト＆タイムパフォーマンスは高く ＞ コミュニケーションコストは低く

一定の品質や機能を得るために要したコストや時間が少なくすんだ場合に、「コストパフォーマンスが高い」「タイムパフォーマンスが高い」などと表現されることがありますが、コミュニケーションコストについては、その逆で、高い場合には、労力や時間が無駄にかかっている状態です。
「コミュニケーションコストは低く！」を目指しましょう。

コミュニケーションコストの高い人の特徴

コミュニケーションコストが高い人にはいくつかの特徴があります。以下はその主な特徴です。
特徴の詳細については、後述にて把握ができるかと思いますが、ビジネスに取り組む上で、自分自身がコミュニケーションコストが高い人になっていないか確認をしてみましょう。

• 自分の話ばかりする
• 返信が遅い
• 情報共有ができていない

コミュニケーションコストが高いと生じる問題点

ビジネスにおいてコミュニケーションコストが高まると、様々な深刻な問題が生じる可能性があります。以下、コミュニケーションコストが高いと生じる問題点を見ていきましょう。

情報の不足と不正確な理解

コミュニケーションコストが高まると、情報の共有が滞り、関係者間での理解に誤差が生じやすくなります。これによりプロジェクトの進行が遅れ、誤解が生まれ、業務の遂行が複雑化します。

業務プロセスの効率低下

コミュニケーションがスムーズでないと、同じ業務が重複して行われたり、作業の手戻りが生じたりする可能性が高まります。これが続くと業務プロセスの効率が低下し、生産性が減少します。

従業員のモチベーション低下

情報伝達が円滑でないと、従業員は仕事に対する理解が難しくなり、モチベーションが低下する傾向があります。適切な情報が届かないことが、働く意欲やエネルギーの低下につながります。

コミュニケーションに伴うストレス

コミュニケーションが複雑で困難な場合、関係者は誤解や不確実性に対処するために余分な労力を費やすことがあります。これがストレスの増加や不満の原因となります。

チームの協力と協調の阻害

高いコミュニケーションコストは、チームメンバー間の協力や協調を妨げる要因となります。情報の流れが滞ると、プロジェクトの目標に向けた共同作業が難しくなり、チームの効果的な連携が阻害されます。

コミュニケーションコストの削減策についてご紹介

コミュニケーションコストコストを効果的に削減することは、生産性向上や効率改善につながります。以下は、「個人」「組織」、それぞれのコミュニケーションコストを最適化するための具体的な手段です。

「個人」のコミュニケーションコストを削減する方法

個人が自身のコミュニケーションコストを最適化することは、より効率的な業務遂行と円滑なチームワークに寄与します。以下は、「個人」のコミュニケーションコストを削減するための方法です。

情報整理を落ち着いてする

情報整理はコミュニケーションの基本です。落ち着いた状態で情報を整理し、的確かつ適切な情報を伝えることで、誤解や混乱を避けます。メモを取り、予め整理された情報を提供することで、円滑な対話を促進し、コミュニケーションコストを低減させます。

簡潔で分かりやすい情報伝達をする

複雑な言葉や表現を避け、簡潔かつ分かりやすいメッセージを伝えることが重要です。ただし、注意すべき点があります。それは、主語が抜けてしまうことです。
主語が抜けてしまう人の特徴として、「せっかち」「自己中心型」「頭の回転が早い」などの人が挙げられます。いずれも「相手が理解している」という前提で話をするため、相手側は何の話をしているのかがハッキリとわからず、余計な思慮と気を揉むことになります。余分な労力や時間が双方にかかり、結果、コミュニケーションコストが高くなる事態を招いてしまいます。
情報伝達の基本でもある、5W1H（When・Where・Who・What・Why・How）を意識し、相手側の気持ちに立って、情報伝達をするようにしましょう。

自分の役割や立場を明確にする

明確な役割や立場の確立は、コミュニケーションの円滑さを促進します。自分の役割や責任を明確に理解し、それを他者と共有することで、各メンバーが期待通りの役割を果たし、タスクの遂行がスムーズに進みます。

無駄話をしない

一方的に自分の伝えたいことだけを話したり、業務外の無駄話が多い個人には、個別の注意が必要です。また、自分自身が無駄話が多過ぎないか、客観的な立場で立ち返ってみることも大切です。

即時処理

メールやメッセージの返信などは後回しにせず、できるだけ早く返信することが大切です。これにより、情報のスムーズな流れが促進され、相手との連携がスムーズに進みます。進捗状況の把握も容易となるため、自身の作業効率化にも繋がります。

「組織」のコミュニケーションコストを削減する方法

効果的な組織内コミュニケーションは、生産性の向上と円滑な業務遂行に不可欠です。以下は、「組織」のコミュニケーションコストを削減する方法の一部です。

マニュアルの作成

組織内での質問の多い業務プロセスや、社内ルールなどについて、従業員がマニュアルをもとに必要な情報を簡単に参照できるようになることでコミュニケーションコストの削減が可能となります。マニュアルについては、最新の情報に定期的に更新することで誤解や情報の不足が減り、円滑な業務が可能になります。

コミュニケーションツールの活用

適切なコミュニケーションツールの導入は、情報共有と連携を向上させ、コミュニケーションコストを低減させます。プロジェクト管理ツールやチャットプラットフォームなどを効果的に活用することで、チーム全体がリアルタイムで情報をやり取りし、スムーズな連携を実現できます。

コミュニケーション手段の統一

組織全体で使用するコミュニケーション手段を統一することで、混乱や情報漏れを防ぎます。例えば、プロジェクト関連の連絡は特定のチャネルで統一し、メールやチャットの使い分けを定めることで、一貫性のあるコミュニケーションが確立され、誤解や情報の不足を最小限に抑えます。

取引先や担当者のコミュニケーションコストが高いと感じたら

取引先や担当者とのコミュニケーションコストが高い場合には、定期的なミーティングの実施やコミュニケーション手段の選定を状況に応じて行うとよいでしょう。
また、やり取りの最中に生じた諸事項については、双方が確認できる形でメモに残すなどをすると円滑な進行が期待できます。

まとめ

ビジネスの舞台裏に潜むコミュニケーションコストは、可視化が難しく、あまり顕在化されていないことが多いです。ですが、実のところ、多くの時間や労力が奪われてしまっているのが実態です。特に時間という点では、ビジネスにおいては、コストに直結してくる部分です。
また、コミュニケーションコストについては、あなた自身が受け手にも送り手にもなります。それぞれの側面に照らし合わせながらコミュニケーションコストを下げることができれば、多くのメリットを得ることができます。
ここからは個人的な話になりますが、公私を通じて、コミュニケーションコストを下げるための働きかけをしたところ、大きな収穫を得ることができました。レスポンスの遅い取引先から早い取引先に変えたところ、それをきっかけに事業展開が広がりましたし、メールやLINE等を即時処理したことで、信頼性に繋がり、有意義な機会に恵まれることが増えました。
本記事を読まれている方は、経営者の方含め、ビジネスパーソンである方が多いと思いますので、コミュニケーションコストを上手く最適化、管理していただければ幸いです。

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